Woran Sie gute Kanzleisoftware erkennen

Schritt für Schritt zur digitalen Kanzlei mit der richtigen Kanzleisoftware

Die Digitalisierung eilt mit Riesenschritten voran. Sie macht vor keiner Branche und keiner Berufsgruppe halt. Auch in Rechtsanwaltskanzleien kommuniziert und arbeitet man heute zunehmend digital. Bereits zwei Drittel der in einer aktuellen Studie des Deutschen Anwalt Verein befragten Kanzleiinhaber*innen nutzen eine Software speziell für den Kanzleibetrieb. Allerdings ist hier noch viel Luft nach oben. Zudem wird der Begriff „Digitalisierung“ von den Anwältinnen und Anwälten unterschiedlich interpretiert. Für manche erschöpft er sich in der Arbeit mit den gängigen Office-Programmen wie Word und Excel und einzelnen Anwendungen und Tools wie z. B. für das elektronische Mahnverfahren. Für zunehmend mehr Anwälte und Anwältinnen steht Digitalisierung mittlerweile jedoch für vernetztes und automatisiertes Arbeiten auf der Basis einer umfangreichen und leistungsstarken Kanzleisoftware.

Die Mehrheit der Befragten ist überzeugt: Corona-Pandemie ist ein Katalysator für die Digitalisierung.

Doch unabhängig davon, in welchem Umfang sie bereits Einzug in die eigene Kanzlei gehalten hat – spätestens seit der Corona-Krise ist der Mehrheit der Anwälte und Anwältinnen klar, dass Digitalisierung ein wichtiger Faktor ist, um handlungs- und vor allem zukunftsfähig zu bleiben. 62 % der Teilnehmenden an einer Studie der Bundesrechtsanwaltskammer im September 2020 bestätigten, sich infolge der Pandemie mehr mit Digitalisierung beschäftigt zu haben. Die Corona-Krise führte allen Betroffenen nachdrücklich vor Augen, dass digitales Arbeiten flexibles Arbeiten ist.Klar im Vorteil waren in dieser schwierigen Zeit mit ihren Lockdowns und sonstigen Unwägbarkeiten diejenigen Kanzleien, die ihren Mitarbeitern von jetzt auf gleich den datenschutzkonformen Zugriff auf einen digitalen Arbeitsplatz vom Homeoffice aus bieten konnten.

So hat die Corona-Pandemie die digitale Transformation in der Rechtsberatung entscheidend vorangetrieben. Es gibt aber noch weitere Digitalisierungs-Katalysatoren, die langfristig eine viel bedeutendere Rolle spielen werden.

Digitalisierungstreiber 1: das besondere elektronische Anwaltspostfach – beA

Die Uhr tickt. Das besondere elektronische Anwaltspostfach, kurz beA, ist spätestens ab 1. Januar 2022 für die Korrespondenz mit Gerichten verpflichtend. Es ist ein wichtiges Element zum weiteren Ausbau des elektronischen Rechtsverkehrs.

Wann wird das besondere elektronische Anwaltspostfach Pflicht?

Spätestens ab Januar 2022 tritt die aktive Nutzungspflicht zum beA in Kraft: Dann sind alle Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte verpflichtet, den Gerichten Dokumente elektronisch zu übermitteln. Die elektronische Kommunikation via beA bildet dann, von ein paar wenigen Ausnahmen abgesehen, den Regelfall.

Bereits seit 1. Januar 2020 ist das beA ein Muss in der Kommunikation mit den Arbeitsgerichten in Schleswig-Holstein. Andere Bundesländer konnten den Stichtag zum 1. Januar 2021 als Anlass nehmen, um die aktive Nutzungspflicht anzuordnen. Davon machte bisher nur Bremen Gebrauch.

Das besondere elektronische Anwaltspostfach wird die Arbeitsabläufe in Kanzleien nachhaltig verändern. Die althergebrachte Papierakte wird damit Schritt für Schritt durch die digitale Aktenführung abgelöst. Spätestens zum Stichtag am 1. Januar 2022 stehen Anwaltskanzleien, die weiter auf die analoge Akte setzen und digitale Informationen nach wie vor ausdrucken, vor Problemen. Medienbrüche und Mehrarbeit sind vorprogrammiert.

Wer das verhindern und seine Arbeitsabläufe optimal auf das beA abstimmen möchte, sollte auf eine Kanzleisoftware setzen, die die Schnittstelle zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach möglichst komfortabel in die Bearbeitungsprozesse integriert.

Digitalisierungstreiber 2: technik-affine Mandanten

Mandanten waren schon immer anspruchsvoll. Die Ansprüche sind in den letzten Jahren noch gestiegen, zumindest was die digitale Kommunikation angeht. Während in vielen Kanzleien die Digitalisierung noch in den Kinderschuhen steckt, haben zahlreiche Unternehmen bereits einen hohen Digitalisierungsgrad erreicht.

Auf Mandanten, die weitgehend online und vernetzt arbeiten, die Dokumente über ein digitales Dokumentenmanagement-System virtuell „sharen“ und sich in Videokonferenzen mit ihren Geschäftspartnern und Kunden austauschen, wirkt es fast schon irritierend, wenn der juristische Berater den überarbeiteten Entwurf per Brief mit handschriftlichen Korrekturen schickt. Insbesondere für die jüngeren unter ihnen, die Digital Natives, ist die mobile und virtuelle Zusammenarbeit selbstverständlich.

Zeit ist kostbar und digitale Prozesse sparen viel Zeit. Das weiß natürlich auch die Mandantschaft. Nach der Future Ready Lawyer Studie 2020 von Wolters-Kluwer planen über 80 % der Rechtsabteilungen in den kommenden drei Jahren, Informationen von ihren Rechtsberatern zu verlangen, wie dort Technologien eingesetzt werden, um produktiver und effizienter zu arbeiten.

Digitalisierungstreiber 3: mehr Flexibilität für Mitarbeiter

Der Arbeitskräftemangel und der mit ihm einhergehende War of Talents, der Kampf um die besten Mitarbeiter, hat mittlerweile auch die Anwaltsbranche erreicht. Vielversprechende Junganwältinnen oder -anwälte, erfahrene ReNos oder sonstige Leistungsträger können sich heutzutage den für sie attraktivsten Arbeitgeber aus einem breiten Jobangebot aussuchen.

Ein Faktor, der entscheidend auf die Arbeitgeberattraktivität einzahlt, ist Flexibilität. Um Privat- und Berufsleben besser miteinander in Einklang bringen zu können, legen Arbeitnehmer nicht nur Wert auf flexible Arbeitszeiten, sondern auch auf eine größtmögliche Ortsunabhängigkeit in ihrer Arbeit.

Studie: Mitarbeiter wünschen sich Homeoffice

Nach einer Studie des Bayerischen Forschungsinstituts für Digitale Transformation wünschen sich 70 % der befragten Mitarbeiter auch nach der Corona-Pandemie mehr Möglichkeiten, vom Homeoffice aus zu arbeiten.

Ob von zu Hause aus oder unterwegs – mit der richtigen Kanzleisoftware ist es egal, wo man arbeitet. Der Zugriff auf die benötigten Dokumente und Informationsquellen funktioniert in einer digitalen Kanzlei immer und überall. Dass die damit einhergehende Flexibilität ganz nebenbei auch noch widerstandsfähiger in Krisenzeiten macht, muss seit der Corona-Pandemie eigentlich gar nicht mehr erwähnt werden.

Digitalisierungstreiber 4: mehr Effizienz durch Automatisierung

Die Komfortzone, in der wir leben, hat sich durch die Digitalisierung wesentlich erweitert. Moderne Anwendungen erleichtern unser Leben in vielen Bereichen und sparen Zeit. Entsprechend sind die Ansprüche an effizientes Arbeiten gestiegen. Warum Daten immer wieder erneut manuell eingeben, wenn es Lösungen gibt, die eine komfortable und automatisierte Datenübernahme in alle Arbeitsbereiche ermöglichen? Warum selbst Fristen kontrollieren oder Honorare errechnen, wenn das die Kanzleisoftware viel sicherer und schneller erledigen kann?

Wer einmal in den Genuss der Vorteile einer ausgereiften digitalen Anwaltssoftware gekommen ist, möchte darauf auch in Zukunft nicht mehr verzichten. Im Gegenteil: Er will mehr davon, und zwar aus verschiedenen Gründen. Automatisierung ist nicht nur bequemer für alle Beteiligten, sie spart auch Ressourcen und sichert so die Wettbewerbsfähigkeit der Kanzlei. Nahezu unbegrenzt Stunden zu schreiben ist heute angesichts des zunehmenden Konkurrenzdrucks seitens anderer Kanzleien und der steigenden Zahl von Mitbewerbern im Rechtsdienstleistungsmarkt, wie Versicherungen und Legal Tech-Anbietern, nicht mehr möglich. Vielmehr müssen Arbeitsabläufe möglichst effizient organisiert werden, um mit den Mitbewerbern mithalten zu können.

Was eine Kanzleisoftware heute leisten sollte

Digitale Lösungen sind hochwirksame Werkzeuge, die geschickt eingesetzt wesentliche Vorteile bieten:

• Gute Anwaltssoftware macht Kanzleien zukunftsfähig:

  Die Kanzleisoftware-Landschaft ist mittlerweile bunt und vielfältig. Ob komplettes ERP-System mit Termin-, Akten-, Mahnverfahren- und Honorarmanagement oder intelligente FiBu-Software und vieles mehr – die digitalen Angebote entlasten Rechtsanwälte und Rechtsanwältinnen von Routineprozessen. So wird es möglich, sich voll und ganz auf die Kernkompetenzen zu konzentrieren: die persönliche Beratung der Mandantschaft. Diese Fokussierung führt zu einem wesentlichen, langfristigen Vorteil: Sie sichert nachhaltig den Bestand der Kanzlei. Von Zukunftsforschern wird immer wieder prognostiziert, dass Künstliche Intelligenz früher oder später ganze Berufsfelder eliminieren wird. Diese Folge trifft irgendwann auch die beratenden Berufe. Allerdings wird sich dies nur auf Bereiche auswirken, in denen es um Beratungsroutinen geht. Individuelle, persönliche Betreuung lässt sich auch langfristig nicht durch Algorithmen ersetzen.

• Gute Kanzleisoftware fördert die Attraktivität als Arbeitgeber:

  Für die jungen Generationen sind die modernen Medien und die damit einhergehende Flexibilität und Mobilität Fixsterne ihres Privatlebens. Dasselbe erwarten sie auch im Beruf: Den per Software erstellten Vertrag ausdrucken, um ihn abzuheften? Informationen noch einmal händisch eingeben, obwohl sie bereits in der digitalen Akte vorhanden sind? Solche Systembrüche zwischen digitalen und analogen Workflows erzeugen Frust – und sie kosten wertvolle Zeit. Eine Kanzleisoftware automatisiert all das, was sich zu automatisieren lohnt. Cloud-Software gewährleiste zudem das orts- und zeitunabhängige Arbeiten, das die jungen Mitarbeiter schätzen.

• Gute Software stärkt die Mandantenbindung:

  Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam fort in den Mandanten-Unternehmen. Um nicht den Anschluss zu verlieren und wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Kanzleien digital Schritt mit ihrer Mandantschaft halten können. Gute Anwaltssoftware bietet über intelligente Schnittstellen den komfortablen und vor allem sicheren Datenaustausch mit der Mandantschaft sowie mit Gerichten, Behörden, Steuerberatern und Rechtschutzversicherern.

• Gute Kanzleisoftware spart Geld und Personalressourcen:

  Die gezielte Automatisierung von Prozessen hilft nicht nur dabei, haftungsträchtigen Fehlern vorzubeugen, sondern auch Zeit und Personalkosten zu sparen. Moderne Kanzleisoftware optimiert Workflows und ermöglicht dank der Integration von Schnittstellen den komfortablen Datenaustausch, so z. B. via EGVP, besonderes elektronisches Postfach oder über Mandantenportale.

Welche Kanzleisoftware ist die richtige? Hilfreiche Kriterien für Ihre Entscheidung

Vor der anspruchsvollen Aufgabe, sich für eine neue Kanzleisoftware zu entscheiden, stehen nicht nur Existenzgründer. Auch alteingesessene Kanzleien müssen sich hin und wieder mit der Frage beschäftigen, ob sich ein Wechsel zu einer anderen Anwaltssoftware lohnt. Das ist vor allem der Fall bei kanzleiinternen Umstrukturierungen oder wenn die vorhandene Software den wachsenden Bedürfnissen nicht mehr gerecht wird.

Doch welche Kanzleisoftware ist die richtige? Markt und Anbieter sind breit gefächert. Aus dem vielfältigen Angebot die passende Lösung herauszufiltern, ist eine Herausforderung.

So viel vorab: die richtige Software für den Anwalt gibt es nicht. Zu unterschiedlich sind die Anforderungen. Ideal wäre natürlich eine Anwaltssoftware, die individuell für die jeweilige Kanzlei programmiert ist. Allerdings ist dies aus Kostengründen vor allem für Start-ups sowie für kleine und mittelgroße Kanzleien nicht praktikabel. Daher gilt es, aus dem breiten Spektrum an Standardsoftware diejenige Lösung herauszusuchen, welche die Bedürfnisse der Anwälte in der Kanzlei und vor allem auch der Sachbearbeiter am besten bedient.

Unterstützung bei der Auswahl der passenden Kanzleisoftware bieten die folgenden Kriterien:

Kanzleisoftware aus der Cloud oder lokale Software-Lösung?

Kanzleisoftware aus der Cloud setzt sich im Markt immer mehr durch. Kein Wunder, denn Software-as-a-Service ist ein Rundum-Sorglos-Paket. Für die Datensicherung, die Aktualisierung, die Server-Bereitstellung und Wartung zeichnet der Anbieter verantwortlich. Die Vorteile einer Cloud-Software: Die gespeicherten Informationen sind von überall her und mit beliebigen Geräten, so z. B. via Smartphone oder Laptop, abrufbar, auch im Homeoffice, und zwar ohne langwierige Einwahlprozeduren ins kanzleiinterne Netzwerk. Die Funktionsfähigkeit gewährleistet der Softwarepartner, und niemand in der Kanzlei muss sich um das Aufspielen von Updates kümmern. Auch ein kanzleiinterner Server ist bei einer Software aus der Cloud nicht erforderlich. Alles bestechende Vorteile, die immer mehr Kanzleien überzeugen.

Wer sich gegen die Cloud-Variante und für eine eigene IT-Infrastruktur, die sogenannte On-Premise-Lösung, entscheidet, sollte bei der Auswahl der passenden Kanzleisoftware vor allem folgende Aspekte klären: Ist die Software mit dem vorhandenen Betriebssystem kompatibel? Sind Kapazitäten für das interne Hosting vorhanden bzw. vorgesehen? Ein IT-Spezialist muss sich um so wichtige Themen wie Systempflege, Sicherheitsupdates, Zugriffsverwaltung, Datensicherung oder Ausfallsicherheit kümmern sowie um die Einrichtung und Pflege eines Virtual Private Network, kurz: VPN, wenn die stationäre Anwaltssoftware auch mobil genutzt werden soll, etwa im Homeoffice.

Wie steht es um Datenschutz und Datensicherheit?

Bei Cloud-Software werden Daten auf externen Servern gehostet. Diese Auslagerung verlangt nach einem starken Sicherheitskonzept. Erkundigen Sie sich: Wie ist es beim jeweiligen Anbieter ausgestaltet? Sind die Anforderungen an die Datensicherheit nach DS-GVO und berufsrechtlichen Spezialgesetzen gewährleistet? Stehen die Server in Deutschland? Das ist wichtig, da bekanntermaßen die Anforderungen an den Datenschutz hierzulande strenger sind als beispielsweise in den USA.

Auch bei On-Premise-Kanzleisoftware spielen Datenschutz und Datensicherheit eine wichtige Rolle. In welcher Weise kann DS-GVO-konform auch von extern auf die E-Akten zugegriffen werden? Wie werden sensible Informationen vor dem unbefugten Zugriff von außen gesichert?

Wie funktioniert die Datenübernahme aus Alt-Programmen?

Insbesondere beim Wechsel der Kanzleisoftware stellt sich die Frage, wie die auf der alten Basis gespeicherten Informationen in die neue IT-Lösung integriert werden. Der Datentransfer sollte möglichst leicht, schnell und vor allem fehlerfrei und sicher vonstattengehen. Und ein weiterer Aspekt darf nicht außer Acht gelassen werden: Wie können Akten in Papierform digitalisiert und in die Software eingespielt werden? Gute Kanzleisoftware-Anbieter offerieren Hilfestellung und qualifizierte Beratung zur Datenübernahme.

Ist der Softwareanbieter ein verlässlicher Partner?

Kanzleisoftware ist das digitale Herz des Unternehmens. Steht es still, geht nichts mehr. Umso wichtiger ist es, sich den Software-Anbieter genau anzusehen. Dieser muss ein starker, verlässlicher Partner sein, der auf Rechtsänderungen und technologische Fortschritte mit den richtigen Programmanpassungen und erweiterungen reagiert, und zwar rechtzeitig. Zudem muss die Software auch noch in zehn Jahren existieren. Dass das nicht unbedingt sicher ist, zeigen die Marktübersichten der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement im Deutscher Anwaltverein: Von den im Jahr 2013 ausgewerteten 36 Kanzleisoftware-Programmen sind heute nur noch 25 Programme auf dem Markt. Insbesondere kleine Software-Start-ups haben es schwer, sich auf Dauer gegen die etablierten Unternehmen der Branche durchzusetzen.

Welche Serviceleistungen gewährleistet der Softwareanbieter?

Ein Problem mit der Kanzleisoftware kann schnell die ganze Kanzlei lahmlegen oder wichtige Terminsachen ins Wanken bringen. Ein qualitativ guter Service, der dabei hilft, Fehler zu beheben oder von vornherein zu vermeiden, spart Nerven und vor allem Zeit und damit Kosten. Prüfen Sie daher bereits im Vorfeld der Entscheidung für eine IT-Lösung: Welche Service-Kanäle und welche Kontakt-Möglichkeiten bietet der Hersteller? Ist die Hotline nur per E-Mail erreichbar oder gibt es auch die Möglichkeit, persönlichen Kontakt aufzunehmen? Leistet man im Service „Dienst nach Vorschrift“ von 9 bis 16 Uhr oder gibt es eine 24-Stunden-Hotline an jedem Tag der Woche? Bietet das Unternehmen Schulungen in der Kanzlei oder ausschließlich über Onlinetrainings an? Gibt es Schulungsvideos? Sehr hilfreich ist auch ein Fernwartungs-Service beispielsweise bei der Installation oder bei Anwenderproblemen. Fernwartung ist günstiger, unkomplizierter und schneller verfügbar als ein Vor-Ort-Service.

Wie flexibel lässt sich die Software an die Bedürfnisse der Kanzlei anpassen?

Niemand kann in die Zukunft sehen, vor allem nicht in die digitale. Technologische Fortschritte vollziehen sich immer schneller und disruptiver. Hinzukommen die gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Umbrüche, die über kurz oder lang auch Einfluss auf den Anwaltsmarkt haben werden. Auch der Gesetzgeber hat inzwischen erkannt, dass er die digitale Transformation in der Verwaltung und der Justiz beschleunigen muss. Zukunftsfähige Kanzleisoftware muss sich möglichst flexibel auf diese Entwicklungen anpassen lassen. Die Integration der Mandantschaft wird wichtiger. Eine starre, heute bereits technologisch veraltete Software entspricht diesen Anforderungen nicht. Grundsätzlich gilt: Je modularer sie ist und je flexibler die Integration von Daten und Programmen über Schnittstellen funktioniert, desto zukunftsfähiger ist sie.

Prüfen Sie daher: Gibt es modulare Bausteine, mit denen die Software bei Bedarf erweitert werden kann? Ist die Integration weiterer Softwarelösungen möglich? Können Informationen aus der Kanzleisoftware über eine externe Schnittstelle abgerufen werden? Ist innerhalb der Software eine flexible Anpassung an kanzleiinterne Gepflogenheiten möglich?

Wie intuitiv lässt sich die Kanzleisoftware nutzen?

Kanzleisoftware muss vielfältigen Anforderungen gerecht werden. Entsprechend umfangreich und komplex sind die Funktionen. Hier kommt die Benutzerfreundlichkeit ins Spiel. Dass sich nicht jeder Vorgang und jedes To-do in der Software auf den ersten Blick erschließt, ist ganz normal. Allerdings sollte die Anwaltssoftware bis zu einem gewissen Grad selbsterklärend nutzbar sein, damit auch neue Mitarbeiter schnell damit arbeiten können. Produktvideos geben erste Hinweise, ob eine Software diesen Anforderungen entspricht. Nutzen Sie in jedem Fall aber auch die Testphase, die viele Softwareanbieter einräumen, um Funktionen und Abläufe auszuprobieren. Beziehen Sie in das Testing möglichst alle ein, die in der Kanzlei mit der Software arbeiten werden.

Der Preis – das Zünglein an der Waage

Wie so oft gilt auch bei der Wahl der richtigen Anwaltssoftware der folgende Leitsatz: Lassen Sie sich nicht von einem günstigen Preis blenden. Er sollte nie das alleinige Entscheidungskriterium sein. Sowohl Service als auch Leistungsumfang und Preis sollten stimmen. Schauen Sie sich zudem die preisbildenden Faktoren genau an. Um aussagekräftige Vergleichswerte zwischen den Kanzleisoftware-Angeboten zu erzielen, hilft es, den Gesamtpreis pro Jahr zu ermitteln, und zwar idealerweise im Durchschnitt über einen Zeitraum von fünf Jahren. Kalkulieren Sie dabei zudem folgende Aspekte ein: Welche Funktionalitäten, Module und wie viele Lizenzen sind im Preis enthalten? Und vor allem: Welche Leistungen sind nicht inkludiert? Kosten Services wie Installation, Wartung, Hotline, Schulungen und Updates extra? Mit wie viel Euro schlägt die benötigte Hardware zu Buche?

Die größten Fehler bei der Auswahl von Kanzleisoftware – und wie Sie sie vermeiden

1.) Mitarbeiter außen vor lassen

Ob Aktualisierung von Aktendaten, Versenden von Schriftsätzen, Honorarabrechnung oder Mahnverfahren – die meiste Zeit verbringen Ihre Angestellten mit der Kanzleisoftware. Die Entscheidung für oder gegen eine IT-Lösung wird aber häufig allein von den Kanzleiinhabern getroffen. Die Mitarbeiter sind oft nur am Rande involviert. Ein fataler Fehler, denn umso schwerer ist es im Praxisalltag, die notwendige Akzeptanz für die neuen digitalen Abläufe bei diesen zu schaffen. Akzeptanz ist jedoch das A und O in Veränderungsprozessen. Sie alleine ist der Garant dafür, dass die neue Kanzleisoftware so schnell wie möglich das bringt, was man sich von ihr erwartet: die Produktivität und Effizienz dank Automatisierung von Prozessen zu erhöhen.

So vermeiden Sie den Fehler:

Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter intensiv in die Aufstellung des Kriterienkatalogs, in das Testing von Programmen und auch in die Auswahlentscheidung mit ein. Fragen Sie nach: Welche Abläufe sind derzeit besonders mühsam und kosten die Mitarbeiter viel Zeit? Was soll sich durch die neue Kanzleisoftware bessern? Bilden Sie für die Auswahl und Einführung der Software ein Projektteam

2.) Übereilte Entscheidungen

Jede Stunde ist kostbar – vor allem in Anwaltskanzleien. Trotzdem sollten Sie sich viel Zeit nehmen für die Auswahl der richtigen Anwaltssoftware. Denn unpassende digitale Lösungen rauben Ihnen und Ihrem Team letztlich viel mehr Zeit. Vor allem kosten sie viel Geld, denn sie führen zu erheblichen Produktivitätsverlusten und führen im schlimmsten Fall dazu, dass die Mitarbeiter analog um die neue Software herumarbeiten. Es gilt die Faustregel: Je wichtiger und umfassender die Prozesse und Aufgaben sind, die mit der digitalen Lösung erledigt werden, desto sorgfältiger sollten Sie bei der Auswahl vorgehen. In besonderem Maße gilt das, wenn Sie Ihr digitales Kanzleimanagement auf eine neue Software-Basis umstellen wollen.

So vermeiden Sie den Fehler:

Das Risiko einer Fehlinvestition minimieren Sie, wenn Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern die Must-haves in einem Anforderungskatalog formulieren. Denn objektive Kriterien helfen, die infrage kommenden Anbieter systematisch einzugrenzen. Beschreiben Sie, welche Probleme und Aufgaben die Kanzleisoftware lösen soll. Reflektieren Sie gemeinsam mit Ihrem Team die bisherigen Arbeitsabläufe und daraus resultierenden Verbesserungsbedarf. Falls Sie die Anwaltssoftware wechseln, fragen Sie sich auch, was in der bisherigen nicht gut gelöst war oder Ihnen gefehlt hat. Ebenfalls wichtig sind Ihre Erwartungen an Service, Support und an Schnittstellen zu bereits vorhandenen Programmen. Wichtig ist zudem, ein Gefühl für die Varianten zu bekommen, denn die Softwareanbieter setzen die Anforderungen häufig in unterschiedlicher Art und Weise um. Um das Programm zu finden, das am besten zur Kanzlei passt, kommt man daher um einen ausführlichen Vergleich nicht herum. Vergleichen Sie die relevanten Kanzleisoftware-Lösungen anhand von Live-Demos. Meist landen zwei bis drei Produkte in der engeren Auswahl. Diese sollte das Projektteam, zusammen mit ausgewählten Mitarbeitern, ausgiebig testen und bewerten. Prüfen Sie möglichst systematisch, wie gut die Konzeption der jeweiligen Anwaltssoftware mit den von Ihnen angestrebten Abläufen matcht.

3.) Die Zukunft außer Acht lassen

Ihre Anforderungen ändern sich. Höchstwahrscheinlich wachsen sie in der Zukunft. Kann die Kanzleisoftware, die Sie heute anschaffen, auch Ihre Ansprüche von morgen erfüllen? Wer sich darüber keine Gedanken macht und sich für starre, unflexible oder bereits heute schon veraltete Lösungen entscheidet, hat womöglich in ein paar Jahren ein Problem. Schlimmstenfalls ist die Software dann nicht für die erforderlichen Zwecke einsetzbar und muss ausgetauscht werden.

So vermeiden Sie den Fehler:

Sie müssen nicht über hellseherische Fähigkeiten verfügen. Es ist schon viel gewonnen, wenn Sie die folgenden Informationen in Erfahrung bringen: Verfügt die Software über moderne, universelle Schnittstellen, sogenannte APIs, und eine Architektur, über die Sie andere Programme und Daten integrieren können? Denn eines ist sicher: Der Trend geht zu einer noch stärkeren Automatisierung und Vernetzung bzw. Integration von Arbeitsprozessen. Je flexibler sich eine Anwaltssoftware erweitern und mit anderen Modulen kombinieren lässt, desto zukunftsfähiger ist sie.

Checkliste: Anwaltssoftware richtig auswählen

• Stellen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern einen Katalog mit zu erfüllenden Kriterien und Anforderungen auf. Welche Prozesse unterstützt werden und wie sich die Abläufen verbessern sollen, sind zwei zentrale Leitfragen.
• Unterscheiden Sie Must-haves und Nice-to-haves und gliedern Sie Ihre Anforderungen nach wichtigen Bereichen: Datenschutz und Datensicherheit, Anbietermodell (On-Premise oder Cloud) und damit verbundene Nutzung (mobil per Webzugriff/mobil per VPN) sowie Systemvoraussetzungen, Funktionen, Kompatibilität zu anderen Programmen, Integrationsfähigkeit bzw. notwendige Schnittstellen, etwa zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach, Service, Support, Schulungen.
• Formulieren Sie Fragen an die Softwareanbieter.
• Erkundigen Sie sich bei Kollegen und Kolleginnen in anderen Kanzleien nach ihren Erfahrungen mit Anwaltssoftware und lesen Sie Referenzberichte.
• Stöbern Sie im Internet nach Anwenderforen und den dort gelisteten Kundenerfahrungen.
• Sehen Sie sich Anwendertutorials oder Schulungsvideos an.

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