Kanzleiführung: Wirksame Kommunikation mit den Mitarbeitern als Erfolgsfaktor
Der Arbeitsalltag stellt an Sie hohe Anforderungen: Sie müssen nicht nur Ihre Kanzlei führen und deren Fortbestand in Zeiten sichern, in denen die Anzahl der Kanzleien ständig steigt und somit der Verdrängungswettbewerb zunimmt. Sie müssen auch täglich eng mit Ihren Mitarbeitern zusammenarbeiten und kommunizieren. Während Sie in Ihren Prozessen harte Auseinandersetzungen erleben, müssen Sie im Umgang mit Ihren Mitarbeitern umschalten.
Wenn Sie Ihre Mitarbeiter ernst nehmen und ihre Arbeit schätzen, arbeiten sie produktiv, sind belastbar und identifizieren sich mit Ihrer Kanzlei. Und gut motivierte Mitarbeiter bringen ihr gesamtes Leistungspotenzial ein. So schaffen sie einen Mehrwert und tragen zur Steigerung des Geschäftserfolgs Ihrer Kanzlei wesentlich bei.
Wirksame Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern und eine gute Kommunikationskultur erleichtern also die Zusammenarbeit und Ihren beruflichen Alltag. Sie verhindern außerdem die innere Kündigung der Mitarbeiter, die immer mit Leistungsverschlechterung verbunden ist. Im schlimmsten Fall kündigt Ihr Mitarbeiter tatsächlich, und Sie müssen die Stelle neu besetzen. Dabei kostet jeder Wiederbesetzungsprozess viel Zeit und Geld, und die dadurch bedingte Störung der Arbeitsabläufe beeinträchtigt Sie in Ihrer Kanzleiführung.
Auch Studien zeigen: Kommunikation hat eine bedeutende wirtschaftliche Dimension
Bei börsennotierten Unternehmen hängt der Marktwert zu 40 % von ihrer Kommunikationsarbeit ab. Und Sprachwissenschaftler haben berechnet, dass der deutschen Wirtschaft jährlich Schäden in Höhe von 1 Milliarde Euro durch unverständliche Texte entstehen. Unternehmensberater beziffern den Kommunikationsschaden bei der Durchführung von IT-Projekten durch Missverständnisse und Reibungsverluste sogar auf über 20 Milliarden Euro im Jahr. Wenn Projekte scheitern, dann überwiegend an schlechter Kommunikation und fehlender Fähigkeit zur Auseinandersetzung und Lösung anstehender Probleme.
Kanzleiführung: Die interne Kommunikation in der Kanzlei bewusst gestalten
Sie können also heute in Ihrer Kanzlei den komplexen Anforderungen nur gerecht werden, wenn die interne Kommunikation zielgerichtet und effektiv gestaltet ist.
Die Qualität der Gesprächskultur hat entscheidende Bedeutung und erleichtert Ihnen die Erfüllung verschiedener Aufgaben im Rahmen der Kanzleiführung wie die Delegation, Kontrolle und Verteilung von Aufgaben, das Erteilen klarer Anweisungen und die Durchführung von Mitarbeitergesprächen. Auch für die Durchführung von Besprechungen ist eine offene Kommunikation hilfreich. Eine funktionierende Kommunikation steigert außerdem die Außenwirkung, denn die Mitarbeiter sind die Visitenkarte der Kanzlei. Sie vertreten die Kanzlei nach außen und ein kompetentes Gesprächsverhalten führt dazu, dass der Mandant sich gut betreut fühlt.
Somit ist wirksame Kommunikation mit den Mitarbeitern ein wichtiger Erfolgsfaktor Ihrer Kanzleiführung. Aber: Kommunikation ist auch immer ein Minenfeld, denn es entstehen sehr schnell Missverständnisse. Wie wirkt sich Ihr Gesprächsverhalten auf die Mitarbeiter aus? Wie können Sie kompetent kritische Rückmeldungen zu negativen Verhaltensweisen der Mitarbeiter geben, ohne sie zu demotivieren? Was können Sie tun, um Missverständnisse zu ergründen und zu beseitigen?
Die im Folgenden beschriebenen Maßnahmen dienen dazu, die Kommunikation und die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihrem Mitarbeiter weiter zu verbessern und so motivierende Rahmenbedingungen zu gestalten, die für eine gute Kanzleiführung unerlässlich sind.
Etablierung einer Feedbackkultur in der Kanzlei
In der Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Mitarbeiter können Sie Feedback bewusst als Führungsinstrument einsetzen. Es handelt sich hierbei um eine Methode, Ihrem Mitarbeiter Rückmeldung darüber zu geben, wie Sie sein Verhalten sehen. So wird er sich seiner Verhaltensweisen bewusst und lernt, wie er auf Sie wirkt. Dadurch erhält er die Möglichkeit, sein Verhalten zu verändern.
Feedback hilft auch, Missverständnisse zwischen Ihnen und Ihrem Mitarbeiter aufzudecken und aufzuklären, sowie Beziehungen und Konflikte zu klären. So können Sie die Arbeitsfähigkeit verbessern und das Vertrauen und Wir-Gefühl im Team dauerhaft stärken. Mit Hilfe von Feedback können Sie Schlechtleistung vorbeugen und Ihren Mitarbeiter motivieren. Es kann außerdem einen Beitrag leisten bei der fachlichen und persönlichen Entwicklung des Mitarbeiters.
Durch kompetent durchgeführtes Feedback entsteht also Transparenz. So ist es die Grundlage für ein konstruktives Miteinander, gute Leistungen und somit für eine funktionierende Kanzleiführung. Wenn Sie eine Verhaltensänderung erreichen wollen, überlegen Sie sich: „ Was war gut?“ und „Was war schlecht?“ Lob und Kritik sind also wesentliche Bestandteile einer funktionierenden Feedbackkultur.
Lob und Anerkennung als Mittel der Kanzleiführung
Der deutsche Chef hält sich gerne an die alte Schwabenregel: „nicht gemault, ist genug gelobt“. Dem liegt die Annahme zugrunde, dass der Mitarbeiter davon ausgehen kann, dass seine Arbeit in Ordnung ist, wenn er nicht kritisiert wird. Es stimmt: Zu viel Lob und Lob an der falschen Stelle sind fatal. Viele Mitarbeiter wissen aber nicht, ob ihr Chef ihre Arbeit gut findet. Sie möchten, dass ihre Leistung anerkannt wird. Genauso falsch ist es daher, dem Mitarbeiter keine Rückmeldung zu seiner Leistung zu geben. Richtig eingesetzt, ist Lob ein Turbo für die Motivation. Es ist Orientierung und Bestätigung dafür, auf dem richtigen Weg zu sein. Also: Wenn der Mitarbeiter etwas Außergewöhnliches geleistet hat, ist ein Lob angebracht. Dabei ist das, was für einen Mitarbeiter außergewöhnlich ist, subjektiv. Für jemanden, der gerade erst anfängt, können das Kleinigkeiten sein, die für jemanden mit Erfahrung nichts Besonderes sind.
Konstruktive Kritik als Mittel der Kanzleiführung
Sie wollen die kritischen Punkte ansprechen, aber Sie wissen nicht, wie? Sie müssen mit Ihrem Mitarbeiter reden, aber Sie wollen ihn nicht demotivieren? Genau wie Lob und Anerkennung ist auch konstruktive Kritik eine Führungsaufgabe und ein Bestandteil professioneller Kanzleiführung und Kommunikation.
Wichtig hierbei ist es, dass Sie das wahrgenommene Verhalten konkret beschreiben, ohne zu werten oder zu verallgemeinern, also ohne die ganze Person zu kritisieren. Sagen Sie ihm, wie sein Verhalten auf Sie wirkt und wie Sie dieses Verhalten erleben. Zeigen Sie auf, welche Folgen das Verhalten für Sie hat und machen Sie ihm klar, was Sie in Zukunft von ihm erwarten: Wie stellen Sie sich das Verhalten des Mitarbeiters in Zukunft vor? Treffen Sie am Schluss eine verbindliche Vereinbarung. Verbinden Sie Ihre Kritik mit einem Lob für das, was er gut macht, damit dieses am Laufen gehalten wird. Geben Sie der Zuversicht Ausdruck, dass er auch im kritisierten Punkt zu alter Leistung zurückfinden wird.
Veronika Elliger
Beratung für Personalmanagement